¿COTEJO O RATIFICACIÓN DE FIRMAS?

Cuando acudimos a una notaría, en muchas ocasiones no tenemos del todo claro qué tipo de trámite necesitamos. Dos de los servicios más comunes son el cotejo y la ratificación de firmas que, aunque ambos tienen que ver con la verificación de documentos, cumplen funciones muy distintas.

Empezando con, ¿qué es un cotejo? El cotejo de documentos es el procedimiento mediante el cual el notario revisa una copia y la compara con su documento original. Si todo está correcto, certifica que la copia es idéntica al original. Este trámite es útil cuando necesitas entregar copias de documentos oficiales (como identificaciones, escrituras, actas, títulos, etc.) con alguna autoridad o institución, pero te piden que estas copias sean certificadas por notario.

En Querétaro, esta función está regulada por el Artículo 57, de la Ley del Notariado del Estado, que establece que:

“…hará constar en la razón que asiente, el hecho de que las copias son fiel reproducción del documento y que lo tuvo a la vista. El documento se devolverá con su copia o copias debidamente certificadas al interesado…”.

Ahora bien, ¿qué es la ratificación de firmas? La ratificación de firmas es un acto en el que el notario da fe de que una o más personas firmaron un documento en su presencia o bien, que reconocen como suya una firma previamente plasmada.

En este procedimiento sí implica una manifestación de voluntad por parte del firmante y la intervención del notario, quien debe verificar la identidad de las personas, asegurarse de que comprenden lo que están firmando, y hacer constar ese hecho en un acta.

Según el Artículo 83, de la misma ley, nos menciona que:

“Acta Notarial es el instrumento asentado en el Protocolo, que a petición de parte, es redactado por el Notario para hacer constar uno o varios hechos y que debe ser autorizado por éste, con su sello y firma autógrafa o electrónica notarial.”.

Esta ratificación es muy solicitada cuando se firman contratos privados, cartas poder, convenios, o cualquier documento donde sea importante demostrar que quien firmó realmente lo hizo de manera voluntaria y con conocimiento.

Dependiendo de la situación, sabrás si solo necesitas presentar una copia fiel de un documento original, es decir, lo que se solicitará es un cotejo, pero si es necesario

demostrar que una persona firmó un documento y que su identidad fue verificada por notario, entonces se debe pedir una ratificación de firmas.

Ambos actos tienen valor legal, pero no son equivalentes. El cotejo, como ya se mencionó, sirve para acreditar la autenticidad de un documento original, mientras que la ratificación prueba la autoría e intención de una firma.

Siempre es recomendable que, si tienes dudas, consultes con tu notaría de confianza. El personal podrá orientarte para elegir el trámite correcto, evitar contratiempos y asegurarte de que tu documento cumpla con los requisitos necesarios para tener plena validez legal.