¿Cuándo se necesita un notario en tu empresa? 7 momentos clave para acudir con un Notario Público

A lo largo de la vida corporativa de una Sociedad, hay momentos clave en los que la participación de un Notario Público es indispensable para dar legalidad, certeza y fuerza jurídica a los actos que realiza una sociedad. Este artículo te ayuda a identificar cuándo necesitas acudir con un notario y por qué es importante hacerlo en tiempo.

1.- Al constituir tu empresa

Como primer paso, la intervención del Notario Pùblico es indispensable, pues es necesario que el acta constitutiva surta efectos legales y pueda inscribirse en el Registro Público que le corresponda (de la Propiedad para Sociedades y Asociaciones Civiles, y de Comercio para Sociedades Mercantiles).

El Notario Público será quien redacte o revise los estatutos sociales, verifique la identidad de los Socios y de fe al acuerdo de voluntades que de origen a la Sociedad.

¿Qué se necesita?

• Autorización del nombre ante la Secretaría de Economía

• Identificar a los Socios y Beneficiarios Controladores en material Fiscal (ver artículo de Beneficiario Controlador Fiscal)

• Aportaciones

• Domicilio social

• Órganos de administración y vigilancia (en su caso)

• Reglas de funcionamiento.

2.- Al modificar el capital social

Cada vez que una sociedad requiere de aportaciones suplementarias; ya sea por aportaciones de los Socios, capitalización de utilidades, ingreso de nuevos Socios; o reduce su capital social, por reembolso, liberación de pago de aportaciones no realizadas o por así convenir a los intereses de los Socios, es necesario:

• Celebrar una Asamblea General (ordinaria o extraordinaria, según el caso);

• Elaborar el Acta de Asamblea;

• Protocolizar el Acta ante Notario Público (puede inscribirse en el Registro Público en caso de ser necesario).

  
  

Sin esta formalidad, el nuevo capital puede correr el riesgo de no ser reconocido oficialmente, pudiendo generar problemas fiscales y contables.

3.- Cuando se otorga o revocan poderes

La Sociedad actúa a través de personas físicas llamadas Apoderados, Administradores o Representantes legales. Para que surtan efectos frente a terceros, los poderes deben constar en escritura Pública; sólo así podrán ser ejercitados ante autoridades, bancos, clientes, entre muchos otros.

¿Quién otorga el poder?

Generalmente lo realiza el Administrador de la Sociedad, apoderados que tengan facultades para otorgar poderes, o a través de un Acta de Asamblea o Sesión de Consejo de Administración.

El Notario redactará la escritura y verificará que, ya sea que se trate de una protocolización del Acta de Asamblea o Sesión de Consejo, o sea mediante el otorgamiento directo de un Administrador o Apoderado que tenga las facultades necesarias y vigentes para otorgar dicho poder, contenga las formalidades necesarias para dar certeza y seguridad en la Escritura Pública.

4.- Cuando hay modificación a los estatutos sociales

Conforme avanza la vida de la empresa, hay ocasiones en que es necesario realizar ajustes a los Estatutos Sociales originales, por ello, cuando se requiere actualizar o modificar el Objeto Social, la denominación o razón social, domicilio o cualesquier otra Cláusula o Artículo que forme los Estatutos Sociales, será necesario una Asamblea Extraordinaria, cuya Acta deberá protocolizarse ante Notario Público e inscribirse en el Registro Público que corresponda.

5.- Cuando se incorporan nuevos Socios

Aunque la compraventa de Acciones puede hacerse en contrato privado e inscribirse en el Libro de Registro de Socios/Accionistas que lleva la Sociedad, la mayoría de las veces se prefiere hacerlo ante Notario Público para que:

• Conste la transmisión en escritura;

• Se protocolice en una Asamblea y se actualice el cuadro de composición del capital.

6.- En operaciones especiales

Hay operaciones poco comunes, que por su naturaleza, son fundamentales e indispensables se protocolicen ante Notario Público, por ejemplo:

a) En los procedimientos de fusión, escisión y transformación, requiere de la participación del Notario Público para:

•  Protocolizar las Actas de Asamblea;

• Formalizar convenios de fusión o escisión;

• Publicar avisos legales que pudieran resultar:

• Inscribir en Registro Público de Comercio las protocolizaciones y acuerdos o convenios.

  
  

b) En los procedimientos de Disolución y Liquidación de la Sociedad, es necesaria la participación para:

• Protocolizar el Acta de Disolución y nombramiento de liquidador, así como inscribirla en el Registro Público;

• Protocolizar el Acta Final de Liquidación, que apruebe el Balance Final que deberá ser depositado en el Registro Público.

• Cancelación del Folio de la Sociedad en el Registro Público.

7.- Cuando se requiere de certeza jurídica frente a terceros o fecha cierta

Hay muchos otros casos en los que no es obligatorio elevar a escritura pública diversas actas de Asamblea, especialmente cuando existen múltiples socios, empresas familiares o sociedades con estructuras corporativas complejas. Sin embargo, hay ocasiones que por razones fiscales, o de presunción de veracidad por la fecha en que fueron celebrados dichos acuerdos, es conveniente acudir al Notario Público.

En conclusión, el Notario Público no es sólo un “requisito” legal. La intervención, en todos los casos, garantiza que las decisiones importantes tomadas en la Sociedad sean documentadas correctamente, mantengan un instrumento público que de fecha cierta en cuanto a su celebración, y veracidad en cuánto a su contenido. Adicionalmente, de que garantice sus efectos frente a terceros y pueda inscribirse en el Registro Público que le corresponda.