LA DIGITALIZACIÓN DEL NOTARIADO

En el presente artículo se expone, de manera sencilla, el estado actual del proceso de digitalización del Notariado Mexicano. De igual forma, se abordará una de las preguntas más frecuentes por parte de clientes y amigos: ¿es posible firmar electrónicamente ante notario en México?

Para efectos de este artículo, se entiende por digitalización del notariado el uso de tecnologías en los procesos jurídicos, operativos y administrativos de la actividad notarial. Para algunos, especialmente en el ámbito de los negocios, la digitalización es un tema mucho más amplio y complejo. Según Tomas Chamorro-Premuzic, profesor de psicología empresarial en University College of London y autor de varios libros, en un artículo publicado por la revista Harvard Business Review en 2021, señala que:

“…no se trata de reemplazar tecnologías antiguas por nuevas, ni de capturar grandes volúmenes de datos…De hecho, la esencia de la transformación digital es convertirse en una organización basada en datos, asegurando que las decisiones, acciones y procesos clave estén fuertemente influenciados por conocimientos basados ​​en datos, en lugar de por la intuición humana... solo se transformará cuando haya logrado cambiar la forma en que se comportan las personas y cómo se hacen las cosas en su organización.” (Chamorro-Premuzic, 2021)

Actualmente y desde hace muchos años, podemos decir que hay notarías con un alto uso de tecnologías como herramientas de trabajo. Algunos notarios las utilizamos quizá en un 80% de nuestro trabajo, Por ejemplo, utilizamos sistemas de gestión empresarial en el que capturamos, almacenamos y organizamos la información y documentos de nuestros clientes, verificamos la identidad de nuestros clientes con biométricos, almacenamos en la nube, nos comunicamos y compartimos información por distintos medios digitales como el mail, redes sociales y otras plataformas, enviamos información y documentos a las autoridades por medios digitales, realizamos trámites en línea, la contabilidad, uso de portales bancarios y un largo etcétera; lo que nos permite decir que ya vivimos en un entorno digital desde hace mucho tiempo. Sin embargo, también es cierto que no son todas las notarías. 

El uso de las tecnologías, es una realidad en el mundo desde hace más de 20 años, también en el notariado mexicano. Pero volvemos a la pregunta inicial: ¿ya se puede firmar electrónicamente con los notarios? Pareciera que, sin este paso, seguimos décadas atrasados. 

La respuesta es que no. En México, aún no es posible firmar electrónicamente ante Notario. La siguiente pregunta es: ¿por qué? Si ya es posible firmar contratos y muchos documentos de manera electrónica, ¿por qué no lo es con un notario?

No podemos dejar de advertir que el Notario está limitado en su actuación hasta donde la ley se le permite. Esto quiere decir que, si la ley no le permite al notario que sus clientes firmen las escrituras de manera electrónica, no lo podemos hacer y esta es la realidad del Notariado Mexicano en 2025. Es necesario reformar las leyes en México y, debido a cómo está configurado el sistema jurídico, deben reformarse las leyes en los 32 estados de la República para lograr la posibilidad de firmas electrónicas ante notario. Como se puede imaginar, esto representa un tema sumamente complejo, que requiere de mucha voluntad política, inversión y capacitación.

Cuando se habla de voluntad política, es importante decir que nos compete a todos porque la sociedad lo necesita, lo pide. Los políticos y el gremio notarial deben de impulsar -como lo están haciendo- las reformas necesarias para lograr un verdadero avance en beneficio de la sociedad, aunque el contexto político, jurídico y social de nuestro país nos indique que es muy complicado. Los grandes cambios siempre son difíciles y llevan tiempo. Es una responsabilidad social del notariado que se haga bien y lo antes posible.

Es muy probable que se logrará y que el próximo año se vean a los primeros estados utilizando el protocolo digital y la firma electrónica avanzada ante notario.

Este proceso requiere una gran inversión de tiempo y dinero. Hay notarios comprometidos con el servicio al gremio, la capacitación y la mejora del notariado. Entre ellos, hay un grupo que lleva muchos años trabajando con la Unión Internacional del Notariado Latino en propuestas serias y seguras para una mayor y mejor digitalización del notariado y la firma electrónica ante notario. Sin embargo, estos temas son complejos debido a la naturaleza delicada de la función social del notariado, que otorga fe pública y brinda seguridad y certeza jurídica. Además de que involucra una gran cantidad de factores. También se necesita mucho dinero para el desarrollo de las tecnologías a través de una plataforma cerrada y encriptada que brinde una mayor seguridad y certeza jurídica a nuestros clientes. 

Por último, se requiere de mucha capacitación para los notarios, para sus equipos de trabajo, autoridades con las que se tiene interacción y a la ciudadanía, para que comprendan los beneficios y cómo esta tendrá la misma o una mayor seguridad y certeza jurídica (equivalencia funcional con la firma autógrafa), permitiendo que se deje abierta la opción a quien quiera seguir usando el sistema tradicional, ya sea que por edad o por gusto, si así lo prefieren.

Este artículo deja pendiente la muy interesante discusión respecto de la firma electrónica y por qué algunos sostienen que los notarios ya podrían implementarla.  Asimismo, se abordará la ley modelo propuesta por la Asociación Nacional del Notariado para la digitalización del notariado, que incluye la firma electrónica ante notario.

Chamorro-Premuzic, T. (2021). The essence of digital transformation is not technology. Harvard Business Review. https://hbr.org/2021/09/the-essence-of-digital-transformation-is-not-technology